En un contexto de globalización y crisis económica, en un entorno tan cambiante e impredecible, una rápida adaptación a los retos que surjan es una clara ventaja competitiva para cualquier organización. Pero no es posible competir si no creamos organizaciones inteligentes, de personas con talento y con modelos de gestión estratégico que conviertan los datos en conocimiento.

Sin embargo, no todas las empresas son capaces de rentabilizar los datos que almacenan. Esto se debe, en gran medida, a la forma en que gestionan estos datos. La implantación de un CRM o cualquier otra herramienta de gestión puede tener un impacto sorprendente en la cuenta de resultados y multiplicar exponencialmente la eficacia de los procesos. 

¿Por qué comprar un CRM si ya tengo Excel?

Una herramienta de gestión puede resultar especialmente útil a la hora de representar y analizar la información de la empresa estadísticamente. Habrá quien sostenga que eso también lo hace un Excel y que toda la información relevante de una compañía cabe en una hoja de cálculo, no le falta razón. Sin embargo, sobre un Excel no se pueden aplicar algoritmos que hagan un análisis inteligente de los datos

Son muchos los directivos que se están dando cuenta de que esta aplicación ya no es capaz de adaptarse a las necesidades de una empresa moderna. Como bien explica este artículo de El País, el principal motivo que aboca a Excel a su desaparición es su incapacidad para manipular los datos de forma colaborativa, es decir, que los documentos puedan convertirse en archivos vivos, vinculados con otros datos de la empresa en tiempo real. 

Además, una hoja de Excel puede derivar en otra serie de inconvenientes fácilmente evitables con una herramienta de gestión. Tras pasar por varias manos, es muy complicado mantener un estándar que unifique los criterios y mantenga la integridad de los datos. Tampoco existe ninguna fórmula segura para compartir la información y que cada persona pueda acceder solo a aquellas parcelas que sean de su incumbencia. Para cuando nos queramos dar cuenta, empezarán a existir diferentes versiones de un mismo documento y poner toda esa información en orden se acabará convirtiendo en una tarea titánica. Luis Llamas ahonda a la perfección en estas deficiencias y muchas más en su blog

¿Qué pasos se deben seguir para implantar un CRM, ERP o cualquier herramienta de gestión?

En cualquier proyecto de estas características la fase de conceptualización es la más importante. Cualquier organización que quiera utilizar herramientas para el análisis de la información debe realizar un proceso previo de análisis de procedimientos y flujos de trabajo. Es importante plantearse preguntas como: ¿Qué información necesito? ¿para qué? ¿dónde están esos datos? ¿cómo evitamos darle importancia a datos y hechos anecdóticos? ¿quién accede a qué parte de la información?, etc.  

Una vez que se ha hecho un análisis en profundidad y tenemos respuesta para todas nuestras preguntas, podemos iniciar el proceso de definición, desarrollo e implantación de las herramientas de la mano de un experto. 

¿Qué es mejor? ¿una solución estándar o un desarrollo a medida? 

Existen dos alternativas a la hora de implantar una herramienta de gestión en una organización, las herramientas ya definidas que se comercializan en el mercado o una solución ad hoc. No podría decirse que una es mejor que la otra, sencillamente, cubren necesidades diferentes, por lo tanto, es tarea de cada organización analizar cuál responde mejor a sus objetivos. No existe una solución única válida para todas las compañías ni una estrategia universalmente aplicable.

En el caso de las soluciones estándar la puesta en marcha inicial puede ser más económica pero cualquier modificación, adaptación o personalización posterior tiene un coste muy superior a la que tendría una solución a medida. Ahí reside su principal desventaja. Se trata, por tanto, de una opción muy válida si buscamos una herramienta genérica. Si, por el contrario, las particularidades del sector nos exigen cambios regulares, unas características muy específicas o una interfaz personalizable, quizá sea más sabio pagar un mayor coste inicial por una solución diseñada a medida. 

A lo largo de las dos décadas que Talento lleva desarrollando desde webs para grandes corporaciones hasta herramientas de gestión con múltiples integraciones, nunca ha desarrollado dos plataformas idénticas. Una herramienta a medida para una compañía siempre se ha de adaptar al 100% de sus necesidades, por eso su desarrollo, aunque más costoso, es único e irrepetible en cada caso. 

En conclusión, ¿qué puede hacer un CRM por mí? 

La implantación de herramientas de gestión, ya sea un CRM, un ERP o cualquier otro,  permite preservar la memoria de la organización, mejorar la productividad y eficacia de los gestores y de su equipo; facilita la homogeneización de procesos de trabajo entre usuarios y, en definitiva, mejora la efectividad de los procesos y sus resultados.

Sea cual sea tu ámbito de negocio, y ya elijas entre una solución estándar o un desarrollo a medida, nosotros te recomendamos que incorpores estas herramientas a tus procesos de gestión.